クラウドPBXとは？の基礎解説

　クラウドPBXは、従来のオフィスに設置されていたPBX（宅内交換機または主装置ともいう）を、インターネットを含めた広域ネットワーク上にシステムを構築し、ネットワーク経由で利用する電話システムです。
　いままで企業では高価なPBXを屋内に設置（以下、オンプレミスPBX）し、電話回線で電話機を接続して使用され、外線の発着信や電話機同士の内線通話、転送、留守番電話・通話録音などの機能が利用してきましたが、電話業務は屋内に限定されていました。

内線化の仕組み・機能の紹介

　従来PBXは事務所ごとに設置され、同一企業内でも異なる事務所への電話は外線発信となり、通話料が発生していました。しかし、クラウドPBXではインターネットが利用できる環境であれば同一のクラウド環境を利用するため、内線通話となり、通話料は発生しません。
また、アプリでの利用であれば場所に捉われないので、リモートワークに最適です。

メリット（業務効率化・コスト削減・テレワーク対応）

(1) 場所を選ばず会社宛の電話を受電できる
会社に出社していなくても、会社宛の電話を受電でき、必要に応じて営業で外回りしている営業担当者に転送することができます。

(2) 場所に捉われず内線通話ができる
社員同士の通話について社内外問わず無料で通話することができるので、従来発生していた外線での連絡に比べ通話料が削減できます。

(3) 設備費用や維持費が削減できる
PBXは従来、オンプレミスの機器の購入費用や電話回線の敷設や電話機の設置工事費用、機器を維持するための保守費用、電話機の増設やレイアウト変更による移設や電話回線敷設など工事費用が発生します。
クラウドPBXではアカウントの増減はクラウド事業者が提供する管理システムから即時に行え、PCで利用するLAN配線も活用することによる工事費用のコストを抑えることも可能です。

(4) 通話料の削減が見込める
旧来の市内・市外などの距離区分による通話料ではなく、クラウド事業者の通話料は全国一律で8円／3分という料金形態が主流です。なかにはさらに安く、通話料金単位が1分や1秒という事業者も存在します。ですので、自社の通話時間の利用傾向から最適な事業者を選択することにより更なる削減も見込めます。

デメリットや注意点（セキュリティ・回線品質）

(1) 通信環境による通話品質の劣化
クラウドPBXはインターネット回線を介して通話を成立させるため、通信環境により通話品質が影響される部分があります。ビルの高層階や4G/5GとWi-Fi環境の混在、トンネルなど通信が不安定になりやすく、通常の電話回線より音質が低下するなど、通信環境によって通話品質が左右されてしまいます。

(2) 社内ネットワークのセキュリティ担保
クラウドPBXは、社内ではPCなどのネットワークや社内Wi-Fiを介してインターネットに接続し、社外においては携帯基地局の4G/5G経由でインターネット回線を通じて接続されます。ネットワークに不正に侵入されると、そのままクラウドPBXへ不正にログインされてしまうリスクがあります。

(3) 通話経路での暗号化
スマフォやPCなどで通話する場合、クラウドPBXまではインターネットを経由して音声データのやり取りをするため、データが盗聴される恐れがあります。音声データのやり取りの際には暗号化するなどセキュリティ対策が講じられたクラウド事業者を選定しましょう。

(4) システムへの不正アクセス
クラウドPBXにはユーザ設定や変更、通話履歴や録音を管理するシステムのアカウントが払い出されます。これらのシステムへの第三者のアクセス制限としてログイン時にID・パスワード認証のみではなく、固定IPのフィルタリング、またはワンタイムパスワードなによる多要素認証でセキュリティ対策を実施している事業者がいいでしょう。
また、Web電話帳を利用する場合、社員情報やお客様の電話帳データなどがあります。それらを利用するのは社員ですが管理権限を使ってデータをダウンロードして持ち出してしまったり、データが漏えいするリスク対策も考える必要があります。

(5) 既存設備などの継続利用
クラウド事業者によっては050番号の提供しかしておらず、利用中の0ABJ番号（03番号など市外局番を使う電話番号）が利用できない事業者もありますので、利用前には確認しておくことが必要です。
また、FAXをオンプレミスPBX経由で利用している場合は電話回線に直接接続するようない変更工事が発生しますので、注意が必要です。

クラウドPBXの導入手順

(1) 導入方法
クラウドPBXは事業者によってサービスに特徴があります。まずはどのような電話業務を行うかを決めることが必要です。そのうえで必要な機能をピックアップし前述のメリットやデメリットについて事業者比較をするのがよいでしょう。

(2) 選び方
ビジネスフォン的に利用する方式やコールセンタ的に利用する方式など、用途に応じて必要とされる機能が異なります。機能が多彩なサービスは価格が高くなる傾向にありますので、求める機能を絞ることも選択の一つです。

(3) 比較ポイント
基本価格は安価に見えるサービスでも必要する機能がオプション扱いになっていてトータルすると高くなってしまうなどが あります。必要な機能をあらかじめまとめてから比較するほうがよいでしょう。
また、基本サービスだけでなく、電話番号代や従量で発生する通話料もクラウド事業者により異なりますので、注意を 払う必要があります。

(4) 費用相場
初期費用は機器設置型やアプリ単体での利用によりますが、5,000円から数万円となります。また、月額の固定費は1,000円～3,000円程度ですが、アカウントがデバイス（スマホやPC）単位や利用者単位などクラウド事業者により異なりますので、こちらも注意も必要です。

まとめ

クラウドPBXは従来のオンプレミスPBXに比べ安価に導入でき、保守など含めたサービスとなり維持費も削減が見込めます。また、事務所のレイアウト変更に伴う配線工事や、電話機増設の設置工事など従来時間を要していた業務をクラウド事業者が提供する管理システムから即時変更できるなどのメリットがあります。
ただし、クラウド事業者により通話品質などサービス品質が異なりますので、テスト利用ができるようであればテスト利用から開始することをお薦めします。
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